C'est l'erreur la plus fréquente. Une promotion de 150 diplômés, venus chacun avec deux ou trois proches, remplit une salle de 500 places. Ajoutez les enseignants, les intervenants et quelques partenaires, et le théâtre envisagé au départ devient trop petit.
Demandez aux étudiants le nombre de places souhaitées dès l'inscription à la cérémonie, et fixez un plafond par diplômé. C'est le seul moyen de choisir la bonne salle sans mauvaise surprise.
Pensez à l'horaire. Un samedi matin libère les familles qui travaillent, mais les théâtres sont alors plus disponibles que les palais, souvent loués pour des mariages ce jour-là.